Jeanete Herzberg – Administradora de empresas graduada e pós-graduada pela EASP/FGV. Autora dos livros “Sociedade e Sucessão em Clínicas Médicas” e “Conversando sobre Administração de Clínicas”
Em meus artigos, posts, comentários, palestras e consultorias insisto sempre na importância de dados bem coletados e registrados num sistema de gestão que funcione – com equipamentos adequados e pessoas bem treinadas.
Esses dados serão base para formação de conhecimento e como consequência para a tomada de decisão. As chances de acerto aumentam quando os pré-requisitos funcionam: conhecer a realidade da clínica, via números.
Os sistemas de gestão assim como toda infraestrutura de informática e telecomunicações, via de regra, possuem sistemas de back up que permitem a recomposição dos dados em caso de perda ou dano do equipamento original.
Há alguns anos, um caso gravíssimo aconteceu em uma clínica em que o sistema rodava no servidor próprio. Havia um drive extra para fazer o back-up ao lado desse computador, além dos dados na nuvem. O sistema de back-up funcionava assim: no final do dia, o disco principal mandava informações para o drive externo, apagando todo o conteúdo anterior e registrando tudo novamente, incluindo os dados novos. Desse drive externo, as informações iam para a nuvem.
Um dia, houve um pico de energia, durante uma tempestade de verão, que danificou o drive interno. O back-up foi feito mesmo assim, porém com o arquivo corrompido. Resultado: tudo foi apagado, e a clínica não tinha um único dado para se organizar novamente. Ou seja, havia pacientes chegando sem o médico estar lá, pois não se sabia se havia algum agendamento marcado; médicos à disposição, porém sem pacientes; o financeiro não sabia se os clientes já tinham pago suas obrigações, nem quais contas ainda tinham a pagar e assim por diante. Foi um caos e desespero total: o prejuízo incorrido foi incalculável, tanto financeiro quanto o da imagem da clínica junto aos pacientes.
Hoje em dia existem diversas formas de contratação de um sistema de gestão. Se ele estiver em servidor próprio, na sua clínica, então a responsabilidade é toda sua em ter esse back up. Nesse caso, tanto faz se o sistema é de sua propriedade ou se alugado, por exemplo, de um terceiro. O importante é que a infraestrutura é sua, então o cuidado é seu.
Como alternativa, se você tem um contrato de assinatura ou aluguel do uso de um sistema de gestão e o fornecedor abriga o sistema e a infraestrutura então ele é o responsável pelo back up e isso deve, necessariamente constar no contrato de prestação de serviços.
Minhas sugestões de prevenção
Se o sistema e a infraestrutura são próprios:
- Tenha back-ups automáticos em formatos diferentes e de preferência em locais diferentes.
- Use equipamentos bons e modernos.
- Tenha pessoa(s) responsável(is) pela verificação da execução desse back-up – cada clínica pode escolher com que periodicidade quer fazê-lo (a recomendação é que seja no mínimo diário);
- É preciso que se entenda a lógica de como esse back-up é feito, para que não ocorram eventos como esse relatado acima – o sócio da clínica não sabia que, a cada back-up, todos os dados anteriores eram apagados.
Se o sistema e/ou a infraestrutura são de terceiros:
- Confira as referências do fornecedor escolhido;
- Verifique se a tecnologia usada é atualizada;
- Tenha um contrato de prestação de serviços que inclua: tempo de atendimento para ocorrências na clínica, se será atendimento presencial ou remoto e principalmente a obrigação pela guarda e disponibilização, a qualquer momento, dos dados inseridos no sistema.
Um médico dono de clínica deve ser um generalista em administração e especialista em sua área de conhecimento. Tem que conhecer e entender qual é a ideia de um back up bem-feito, quais os riscos que está correndo, valores de uma boa solução e exigir um atendimento de primeira categoria do(s) prestador(es) de serviços nessa área.
Reduza seus riscos na gestão de seus negócios e desfrute o que a administração profissional pode fazer por suas clínicas!
Ou você prefere ficar torcendo para que não chova, não vente nem ocorram tempestades?
